Becx Verhuur zorgt ervoor dat het transportmaterieel dat organisaties inhuren goed wordt onderhouden en veilig op de weg kan blijven. Daarvoor zijn ook onderhouds- en herstelwerkzaamheden nodig. In 2015 nam het aantal voertuigen in de Becx-vloot explosief toe, waardoor de werkdruk in de werkplaats van monteurs ook toenam. Processen werden nog geregeld met handgeschreven werkbonnen, een groot planbord aan de muur en losse telefoontjes. Hierdoor ontbrak het aan overzicht en snelheid. “We wilden het gehele werkplaatsproces efficiënter en minder foutgevoelig maken”, vertelt Saskia Winkelman, directeur bij Becx Verhuur. “En digitaliseren was daarvoor dé manier.”

We ontwierpen een applicatie waarop monteurs hun werkorders voor die dag kunnen inzien, inclusief een checklist die monteurs stap voor stap meeneemt met wat er moet gebeuren. De volgende stap: een digitaal werkplaatsprogramma ontwikkelen inclusief een online omgeving voor planners en administratief medewerkers. Daar werd een digitaal klantportaal aan toegevoegd, waarin klanten 24 uur per dag zelf afspraken inplannen, schade melden en extra voertuigen kunnen huren. Als laatste volgde de digitale planningstool, die het mogelijk maakt om de planning te maken, werkorders toe te wijzen, per monteur te zien welke taken in de wachtrij staan, en realtime inzicht te hebben in de status van alle aanwezige voertuigen. Hiermee staat er nu een compleet systeem om de werkplaats aan te sturen, te beheren en draaiende te houden.

Dankzij het digitale werkplaatsprogramma krijgt het personeel in en rondom de werkplaats nu veel meer gedaan, met meer werkplezier. Saskia: “Het tekort aan technisch personeel op de arbeidsmarkt vormt geen belemmering meer voor groei, doordat we met de app ook minder geschoold personeel up-to-speed krijgen.” De weg naar groei kent nu geen belemmeringen meer voor Becx Verhuur, doordat het proces duidelijker, sneller en met minder fouten verloopt. “Naar medewerkers en naar klanten is de communicatie veel duidelijker, waardoor we nu bekendstaan als professionele en serieuze partij.”

Freshheads en Becx Verhuur gingen van start door werkplaatsmedewerkers te interviewen. Zo konden we precies achterhalen waar monteurs behoefte aan hebben en op welke manier de digitale tool daadwerkelijk gebruikt gaat worden. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat mensen een digitale oplossing prettig vinden en gebruiken. Door hierop te focussen, kan iedereen het systeem nu gebruiken en wordt het als prettig ervaren.