HEVO
Supersnelle adviezen voor schoolgebouwen met de digitale QuickScan
HEVO is een advies- en bouwmanagementbureau met een innovatiedroom: meer snelheid en kwaliteit brengen in de bouwwereld. Hoe? Door hun kennis en expertise te combineren met slim gebruik van digitale innovaties. Dankzij het digitaliseren van hun eigen QuickScan zetten ze weer een grote stap. Inspecties gaan nu veel sneller, met een uniform en professioneel eindrapport als resultaat.
HEVO ondersteunt gemeenten, scholen, zorginstanties en andere organisaties in alle fases van vastgoedontwikkeling: van besluitvormingsprocedures tot gerealiseerde duurzame bouwprojecten. “We bieden een deel van onze diensten risicodragend aan,” vertelt Michel Drenth, adviseur en innovatiemanager bij HEVO. “Dat wil zeggen dat we onze klanten zekerheid beloven qua prijs, planning en kwaliteit. Efficiëntie is daarom extra belangrijk. We geloven dat digitalisering ons daar enorm bij gaat helpen.”
Een grote droom in kleine stappen
De ambitie om slimmer te werken groeide. “We besloten ons als eerst te focussen op het optimaliseren van onze QuickScan. Met de QuickScan bepalen we de conditie en bouwkundige staat van schoolgebouwen, zodat gemeenten en schoolbesturen inzicht krijgen in onderhoud en de vervangingstermijn,” legt Michel uit. Tot 2020 voerden de inspecteurs de scan uit met pen en kladblok in de hand. Na afloop typten ze hun bevindingen over in een Word-document. Een tijdrovende klus, die met grote zorgvuldigheid gedaan moet worden om te resulteren in een netjes ogend en duidelijk adviesrapport voor de klant. Michel: “Het begon aan me te knagen: dit moet toch sneller kunnen?”
Het digitaliseren van de QuickScan heeft ervoor gezorgd dat we efficiënter kunnen werken. Een belangrijke duurzame stap die kansen biedt voor de toekomst.Michel Drenth, Senior Adviseur en Innovatiemanager bij HEVO
Op zoek naar kwaliteit en versnelling
Wilson Mosies, designer bij Freshheads: “Je kunt een bestaande dienst zoals de QuickScan alleen drastisch verbeteren als je weet wat de huidige pijnpunten van de gebruikers zijn. Daarom begonnen we met het in kaart brengen van het hele klantproces rondom de scan. Wat verwachten gemeenten en schoolbesturen van de scan? Wat doen de inspecteurs en adviseurs precies? En welke knelpunten belemmeren het proces? Zo ontdekten we samen waar digitalisering van de QuickScan het werkproces kon versnellen en verbeteren, en hoe HEVO een slag kon maken qua professionaliteit en schaalbaarheid.”
De QuickScan in de steigers
Na de verkennende fase en de conceptfase werd de eerste versie van de digitale QuickScan in twee weken gebouwd. “Nu openen inspecteurs de QuickScan op locatie op een tablet, vullen ze hem ter plekke in en slaan ze de data op,” vertelt Wilson. “De tool berekent tijdens het invullen meteen wat de bouwkundige staat van het schoolgebouw is. Inspecteurs hoeven die som zelf niet meer te maken. Geeft de tool een rode score aan? Dan is er actie nodig. Bij een groene score niet. Gemeenten en schoolbesturen kunnen online inloggen om de resultaten van de scans te bekijken en de staat van verschillende schoolgebouwen te vergelijken. Dat is handig voor het prioriteren van vervangingstermijnen."
De afstemming verliep supersnel. Samen met het team van Freshheads hebben we de eerste versie van de tool binnen twee weken ontwikkeld. De QuickScan werkt nu perfect voor alle gebruikers.Michel Drenth, Senior Adviseur en Innovatiemanager bij HEVO
Alle scores worden bij elkaar opgeteld. Op basis van de totaalscore wordt de renovatie- of nieuwbouwtermijn bepaald. (de namen en cijfers hierboven zijn fictief)
Tijdwinst, tevreden klanten én een opstapje voor de toekomst
Nu het uitvoeren van de QuickScan volledig on the spot en digitaal gebeurt, gaan de inspecties veel sneller dan voorheen. Dat betekent: meer geleverde adviezen in dezelfde tijd en dus meer veilige, functionele schoolgebouwen. “We hebben echt een objectief meetinstrument te pakken,” vertelt Michel. “De tool zorgt voor snelheid, structuur en uniformiteit. Onze rapporten zien er nóg professioneler uit en het inwerken van nieuwe inspecteurs gaat veel makkelijker. Het beoordelingsproces is helder, ook voor degene met minder ervaring. Met dit bewezen succes is het nu tijd om vooruit te kijken: kunnen we een deel van de handelingen straks automatiseren met de data die we in de tool verzamelen? En welke werkprocessen kan HEVO nog meer digitaliseren?”
De samenwerking: ‘Supersnelle afstemming. Alles werkt voor iedereen!’
“Het team van professionals dat vanuit Freshheads voor ons klaarstaat, gaf vanaf dag één vertrouwen,” zegt Michel. “De afstemming verliep supersnel: Wilson had binnen één week een eerste prototype gedesignd. Vanuit daar konden we samen verder werken naar de digitale QuickScan zoals we hem nu gebruiken. Alles werkt, en iedereen kan ermee overweg. Ook klanten zijn tevreden. We krijgen veel complimenten over de vernieuwde tool. Dat zegt volgens mij genoeg over het succes van onze samenwerking met Freshheads.”
