Kunnen jullie een iPad-app ontwikkelen voor monteurs in onze werkplaats? Met dit verzoek klopte Becx Verhuur aan bij Freshheads. Jeffrey, developer bij Freshheads: “Met deze vraag sloeg Becx Verhuur een belangrijke stap over. Want aan het begin van een digitaliseringsvraagstuk is één ding cruciaal: krijg eerst het probleem helder en denk daarna pas in technologische oplossingen zoals een app.” Dus waar lopen monteurs, planners en managers dagelijks tegenaan? En liggen er kansen om klanten blijer te maken? Samen doken Becx Verhuur en Freshheads in de behoeften van gebruikers. Jeffrey: “Daardoor staat er nu een oplossing die het probleem wegneemt en meer impact maakt dan vooraf gedacht.”

“We wilden digitaliseren om tijd te besparen in het proces, en dachten dat een app op de werkvloer dat kon regelen. Het is nu veel meer geworden dan een app, waardoor ook het resultaat indrukwekkender is; we werken niet alleen sneller, maar zijn koploper in de markt.”
Saskia Winkelman, directeur Becx Verhuur

Door het interviewen van werkplaatsmedewerkers, ontdekken Freshheads en Becx Verhuur veel optimalisatiekansen. Jeffrey: “Alles zagen we samenkomen in één groot werkplaatsprogramma. We konden een jaar uittrekken om dat systeem te bouwen, maar Becx Verhuur wilde het proces juist op korte termijn verbeteren. Daarom hakten we het in kleine stukken, en begonnen we met het digitaliseren van de papieren werkbon. Binnen enkele maanden was dat geregeld.” En vanuit daar voegde het team steeds nieuwe functionaliteit toe: een planningstool voor planners, een dashboard voor managers en een klantportaal.

“We zetten eerst een basis neer, waar we direct al mee konden werken. Vanuit daar zijn we het stapje voor stapje gaan uitbreiden.”
Saskia Winkelman, directeur Becx Verhuur

Het woord ‘digitaliseren’ werpt meteen associaties op met technologie, systemen en gadgets. Maar uiteindelijk zijn het mensen die de technologie aansturen. Als zij het nut van een nieuw systeem niet inzien en het alsnog liever zelf doen, dan staat je systeem voor je het weet stof te happen. Zonde! Benader digitaliseren daarom altijd vanuit de mensen die ermee aan de slag gaan, en niet vanuit de technologie. Jeffrey: “Bij Becx Verhuur keken we mee met monteurs, gingen we met planners om de tafel zitten en nodigden we de werkplaatschef uit om het hele proces uit te tekenen.”

“Sinds de implementatie van het digitale werkplaatsprogramma, is het werkplezier van iedereen in de werkplaats toegenomen.”
Saskia Winkelman, directeur Becx Verhuur

“Als we bij Becx Verhuur niet verder hadden gekeken dan de vraag waarmee ze ons benaderden, was de procesoptimalisatie gestopt na het lanceren van de iPad-app”, vertelt Jeffrey. “Maar doordat we het probleem breder trokken en ook naar klanten keken, staat er nu een succesvol klantportaal.” Via dat portaal regelen klanten alles zelf online, van voertuigen huren tot onderhoudsafspraken plannen.

“Met het portaal bieden we klanten meer vrijheid en duidelijkheid, en het mooie is: hierdoor ziet de markt ons nu nóg meer als professionele, serieuze speler.”
Saskia Winkelman, directeur Becx Verhuur

In kleine stappen bestaande processen digitaliseren lijkt haaks te staan op het ontwikkelen van innovatieve, nieuwe businessmodellen. Maar het mooie is: als je stapsgewijs digitaliseert, snijdt het mes aan twee kanten. Enerzijds lanceer je al heel snel de eerste verbeteringen en voeg je direct waarde toe aan het proces. Anderzijds verzamel je daardoor meteen al data, waaruit je waardevolle informatie haalt voor de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen.

“We halen veel waardevolle informatie uit het digitale klantportaal. Zo ontdekten we bijvoorbeeld dat veel klanten in de avonduren een offerte of servicebeurt aanvragen. Dat helpt ons bij de ontwikkeling van vernieuwende diensten in de toekomst.”
Saskia Winkelman, directeur Becx Verhuur