Hoe Actief Werkt! in 7 weken overstapte op een nieuw ATS

Waarom deze overstap niet kon wachten

Een ATS is onmisbaar voor een uitzendbureau. Vacatures moeten online komen, sollicitaties moeten op de juiste plek landen en gegevens moeten door naar systemen voor onder andere facturatie en verloning. Als dat deel hapert, heeft dat direct impact op het werk van teams én op de omzet. De tijdsdruk bij Actief Werkt! was dus hoog. Gelukkig werkte Actief Werkt! België al met Carerix 2.0. Die ervaring hielp ons om sneller keuzes te maken en het proces te versnellen.

Snel overstappen zonder stilvallen

De uitdaging zat niet alleen in de overstap naar Carerix 2.0. Ook de website, inlogomgeving en koppelingen met externe vacatureplatformen moesten blijven werken. Kandidaten moesten kunnen reageren en medewerkers moesten door kunnen met hun werk. Daarom lag de focus vanaf het begin op wat echt nodig was om live te kunnen: eerst zorgen dat de basis betrouwbaar stond, daarna verder verbeteren.

Samen met Actief Werkt!

Deze integratie lukte door een sterke samenwerking tussen Actief Werkt!, Freshheads en betrokken partners. Maurice, Procesmanager bij Actief Werkt! en Marion, Manager Marketing & Communicatie bij Actief Werkt! bewaakte de prioriteiten, hielden de vaart erin en zorgde ervoor dat keuzes snel gemaakt konden worden.

Vanuit Freshheads pakte onder andere Jaap, Backend Developer, de technische kant op. Hij kende de omgeving van Actief Werkt! al goed en kon daardoor snel schakelen. Die combinatie van scherpe sturing en technische focus zorgde ervoor dat het team onder hoge druk gericht kon blijven bouwen.

De techniek achter de overstap

Achter de schermen moest er veel samenkomen. Carerix 2.0 werd gekoppeld aan de website én aan Kentro, het backofficesysteem dat Actief Werkt! gebruikt voor processen zoals facturatie en verloning. Ook moesten vacaturedata en sollicitaties goed blijven stromen tussen het ATS, de website en externe kanalen zoals Indeed.

Thiel Partners ondersteunde bij de koppeling tussen Carerix 2.0 en Kentro. Daardoor konden de verschillende systemen sneller en betrouwbaarder met elkaar praten. Zo ontstond een ecosysteem waarin data direct wordt uitgewisseld en belangrijke processen automatisch blijven doorlopen.

Van maanden naar 7 weken

Een ATS-integratie duurt vaak maanden. Logisch, want er zijn veel afhankelijkheden. Data moet kloppen, koppelingen moeten stabiel zijn en teams moeten op het systeem kunnen vertrouwen. Bij Actief Werkt! stond de integratie binnen 7 weken. Niet door stappen over te slaan, maar door slim te faseren en met een dedicated team te werken.

Wat het team ervan vond

Vanuit Actief Werkt! kijkt Maurice terug op een traject waarin scherpe keuzes en vertrouwen belangrijk waren. “Waar ik vooral trots op ben, is hoe iedereen verantwoordelijkheid nam om dit samen voor elkaar te krijgen. Door de korte deadline was er geen ruimte voor eindeloze discussies. We moesten scherp kiezen wat nodig was voor fase 1 en wat later kon. Ons doel was duidelijk: de overstap naar het nieuwe ATS realiseren zonder dat de dagelijkse operatie stilviel. Dat was spannend, zeker omdat we afhankelijk waren van partners en migratiedata. Maar door vooruit te denken en alternatieve scenario’s klaar te hebben, konden we blijven schakelen. Vanaf het eerste moment voelde het vertrouwd. Freshheads was eerlijk dat het uitdagend zou worden, maar zei ook: we gaan het regelen. En dat hebben ze waargemaakt.”

Ook Jaap, Backend Developer bij Freshheads, zag hoe belangrijk focus was in dit traject. “De lijntjes waren kort en door de strakke deadline konden we snel knopen doorhakken. Dat moest ook wel, want de livegang op 22 juni stond vast. Tegelijk was het spannend of het nieuwe ATS goed zou aansluiten op de bestaande omgeving en of we alle koppelingen op tijd konden leggen. Er moest veel gebeuren in korte tijd.” Doordat Jaap de omgeving van Actief Werkt! al goed kende, kon hij snel schakelen en gericht bouwen aan wat nodig was.

Volgens Sepp, New Business Developer bij Freshheads, zat de kracht van dit traject vooral in de combinatie van focus, samenwerking en snelheid. “Normaal ben je met zo’n ATS-integratie al snel een half jaar bezig. Nu moest alles in veel kortere tijd samenkomen: Carerix 2.0, de website, Kentro en alle koppelingen daaromheen. Dat lukte omdat Actief Werkt!, Freshheads en partners er allemaal straks bovenop zaten.”

Wat andere uitzendbureaus hiervan kunnen leren

Het traject bij Actief Werkt! laat zien dat een ATS-overstap sneller kan dan vaak gedacht. Maar snelheid ontstaat niet vanzelf. Je hebt duidelijke prioriteiten nodig, korte lijnen tussen business en techniek en een team dat snapt waar de echte impact zit. Een nieuw ATS is geen doel op zich. Het moet de organisatie helpen om slimmer, sneller en soepeler te werken.