Als je digitaliseert of innoveert, is er een veelvoorkomende valkuil; je wordt stapelverliefd op de gewenste oplossing die je al in je hoofd hebt, in plaats van eerst als een blok te vallen voor het onderliggende probleem dat je wil oplossen. Want hé, liefde maakt blind, en voor je het weet zit je met een fancy mobiele applicatie die uiteindelijk niemand (graag) gebruikt. Da’s eeuwig zonde. Eerst daten met het probleem dus. Goede vragen stellen, een beetje aftasten, kijken wat voor vlees je in de kuip hebt, voordat je er een label op gaat plakken.

TBI doet dat heel goed, al stapten ze ook bijna in de bekende valkuil. In 2018 besloot het bouwconcern zich te buigen over de vraag: hoe zorgen we binnen onze grote organisatie van 7.000 mensen voor een innovatieve mindset? Het idee: een intern innovatieplatform lanceren waar medewerkers onderling ervaringen konden delen over innovatie. Sietse, service designer bij Freshheads: “Het was aardig stil geweest op dat platform als we meteen waren begonnen met het bouwen van die oplossing waar sommigen al verliefd op waren. In plaats daarvan doken we dieper in het probleem dat het platform moest oplossen; mensen bewuster bezig laten zijn met innovatie. We spraken met medewerkers van TBI, van conceptcoördinatoren tot voormannen en van projectleiders tot werkvoorbereiders. Daar kwam een heel belangrijk inzicht uit: vrijwel niemand vond van zichzelf dat ‘ie bezig was met innovatie. Dus ja, hoe kun je dan überhaupt van mensen verlangen dat ze ervaringen op het gebied van innovatie gaan uitwisselen? Stap 1 was daarom om eerst het bewustzijn rondom innovatie aan te wakkeren, en TBI’ers te laten inzien dat kleine, wezenlijke verbeteringen binnen hun eigen werkprocessen ook innovatief zijn. Het plan van het grote platform belandde in de ijskast en we begonnen met een simpele innovatie-helpdesk via WhatsApp.”

Advies- en projectmanagementbureau HEVO maakt al jarenlang gebruik van hun QuickScan om de bouwkundige staat van schoolgebouwen te inventariseren: een inspecteur bezoekt een school, praat met de directie, krijgt een rondleiding in en om het pand, maakt foto’s en levert uiteindelijk een rapportage op. In 2020 klopte het Bossche bureau bij Freshheads aan voor hulp bij het digitaliseren van deze belangrijke en tevens tijdrovende inspectie.

“In plaats van in één keer het complete proces in een digitale mal te gieten, kozen we ervoor om eerst alle stapjes van dat proces in kaart te brengen: van offerte tot uiteindelijk advies, en alle stakeholders die daarbij komen kijken”, aldus Wilson, designer bij Freshheads. “Kijkend naar de drie wensen die HEVO had, namelijk de verwerkingstijd van de scan reduceren, uniformiteit creëren en zorgen voor een gebruiksvriendelijk eindproduct, kwamen we erachter dat een specifiek deel van het proces met name baat had bij digitalisering. Zo voorkwamen we dat het een mega-project werd.”

Uiteindelijk stond de digitale QuickScan in 2 weken live. Wilson: “Dat kan alleen zo snel als je klein durft te beginnen. Het hoognodige eerst. Verbeteren, bijsturen en op basis van inzichten bepaalde features toevoegen, kan altijd nog.”

Bij Freshheads benaderen we digitaliseren altijd vanuit de businessdoelen van de klant en vanuit de mensen die ermee aan de slag gaan, in plaats van puur vanuit de technologie. We betrekken gebruikers bij het onderzoek dat we doen naar het probleem (zie punt 1), maar ook bij het ontwerpen van de oplossing. Want wat voor gebruikers werkt, werkt ook voor het eindresultaat. Wilson, designer bij Freshheads: “Tijdens het bouwen van de digitale QuickScan is een van HEVO’s inspecteurs aangesloten. Zo bracht HEVO voldoende kennis en ervaring in uit de praktijk om samen met ons de beste versie neer te zetten.”

“Dat is gelukt: volgens onze QuickScanners gaat het beoordelen van een gebouw nu een stuk makkelijker, sneller en prettiger. Ze zien het niet als een bedreiging van hun eigen menselijke beoordelingsvermogen, maar als een aanvulling.” - Michel van HEVO