
Verouderde processen belemmeren groei
De vraag naar zorg via Standby Zorg groeide snel. Steeds meer zorgorganisaties plaatsten opdrachten en steeds meer zorgverleners sloten zich aan. Die groei zorgde voor een uitdaging. Naast de verouderde planningstool werkte de organisatie met losse spreadsheets en veel handmatige processen. Het plannen van zorg, onboarden van zorgverleners en verwerken van administratie kostte daardoor steeds meer tijd. Meer zorguren betekende simpelweg meer werk en precies daarom wil Standby Zorg hun werk meer digitaliseren.
Meer dan een nieuwe planningstool
Ons advies? Begin niet alleen met een nieuwe planningstool, maar met het slimmer inrichten van alle processen eromheen. Door planning, administratie en samenwerking te digitaliseren, ontstaat er meer ruimte voor groei. Geen losse systemen meer, maar één digitaal platform waarop zorgorganisaties en zorgverleners steeds meer zelf kunnen regelen. Zo krijgen ze meer zorg geleverd, zonder extra interne capaciteit.
Ook na de eerste livegang bleven we kijken waar de grootste kansen lagen. We checkten de gebruikersdata en hielden een oogje op de markt. Twee speerpunten pakte we aan:
1. Na onboarding pakten veel zorgverleners nooit een klus op. Wat hield ze tegen?
De bevoegdheidscontrole door Standby Zorg blijkt het struikelblok. Dit zijn we anders gaan verdelen. De zorgverlener geeft nu zelf aan welke taken hij mag doen en de zorginstelling checkt de papieren.
2. Veranderende wetgeving zet druk op zelfstandigen in de zorg.
Om alsnog flexibele zorguren te kunnen bieden, adviseerden we een extra contractvorm naast freelance: uitzenden.
Van planningstool naar matchingplatform
Nadat de basis van een planningstool klaar stond, kwam er ruimte voor iets groters: een platform waarop zorgorganisaties en freelance zorgverleners steeds meer zelf regelen.
Daarvoor brachten we de belangrijkste processen samen in één digitale omgeving:
Digitale onboarding voor freelance zorgverleners
Een portaal voor freelance zorgverleners
Een portaal voor zorgorganisaties
Een vernieuwd planningssysteem
Een matchingplatform voor zorgorganisaties en zorgverleners
Geautomatiseerde urenregistratie
Digitale facturatie
Eén centrale plek voor vraag, aanbod en administratie. Meer overzicht, minder handmatig werk.





Van spreadsheet naar portaal
Het grootste knelpunt zat in de registratie van freelance zorgverleners. "Een proces met een draak van een spreadsheet en veel handmatige administratie," zegt Nick Broers, Designer bij Freshheads. Binnen maar liefst zes weken vervingen we dit door een digitale onboarding en een portaal voor zorgverleners. Kort daarna volgde een portaal voor cliënten en vernieuwden we het planningssysteem.
Toen die basis stond, ontwikkelden we het matchingsplatform. We spraken met planners en vertaalden hun behoeften naar oplossingen in het platform. Zo geeft de startpagina direct inzicht in openstaande zorgmomenten voor de komende weken. Geen zoekwerk meer, maar juist één overzicht! Zorgorganisaties kunnen zelf zorgvragen plaatsen, freelance zorgverleners reageren en planning en facturatie worden automatisch afgehandeld via het platform. In november 2024 ging de eerste versie live.
Meer kwaliteit, overzicht en tijd voor zorg
Bijna een jaar na de livegang zijn er al meer dan duizend hulpvragen ingevuld via het platform. En voor cliënten zijn inmiddels meer dan 26.000 zorgmomenten georganiseerd. In totaal is via het platform al ruim 189.000 uur zorg gefactureerd en de tijd tot de eerste zorgopdracht daalde van 22 naar 3 dagen. De belangrijkste verandering is dat groei niet langer afhankelijk is van het aantal planners of recruiters, maar van hoe goed het digitaal platform vraag en aanbod faciliteert.
Ook het uitzendcontract is een succes. Inmiddels zijn daarvoor meer dan 9.000 zorgmomenten gepubliceerd en hebben honderden freelance zorgverleners aangegeven interesse te hebben in een contract. "Je merkt aan alles dat Freshheads veel ervaring heeft met het ontwikkelen van systemen die gebruikers centraal zetten. Zo is de kwaliteit van onze processen en daarmee ook van onze zorg toegenomen.” Good job team!
snellere onboarding
Actieve zorgverleners
gewerkte zorguren







