Flexbureau 4.0: 5 lessen voor flexbureaus die willen digitaliseren

Tijdens het webinar ‘Flexbureau 4.0 in de praktijk’ van Werf& en FlexNieuws gingen arbeidsmarktexpert Wim Davidse, Joris Raaijmakers (CEO van JAM) en Sepp Haans (digitaal strateeg bij Freshheads) in gesprek over precies dat vraagstuk. Hun belangrijkste conclusie: veel flexbureaus beginnen hun digitalisering op de verkeerde plek. Dit zijn vijf lessen uit het webinar voor bureaus die toekomstbestendig willen blijven.

1. Begin niet bij technologie, begin bij strategie

Veel bureaus starten hun digitalisering door te kijken naar tooling. Een nieuwe ATS, AI-tool of matchingplatform dat belooft processen sneller en efficiënter te maken. Maar volgens de sprekers werkt die aanpak zelden. “De grootste fout die wij zelf hebben gemaakt is beginnen bij tooling,” zegt Joris, CEO van JAM. “Dan denk je: die tool belooft een goede ROI, dus die gaan we proberen. Maar zonder plan werkt het niet.”

Volgens Sepp Haans ligt de eerste stap ergens anders: “Veel bureaus zijn volop aan het digitaliseren, maar zien hun productiviteit juist dalen. Dat komt omdat technologie wordt toegevoegd zonder duidelijke strategie.” De juiste volgorde is volgens hem simpel:

strategie → processen → technologie.

2. Je doelgroep is niet ‘iedereen die werk zoekt’

Een tweede valkuil: de doelgroep te breed definiëren. JAM richt zich bijvoorbeeld op jong talent, maar ontdekte dat die groep veel minder homogeen is dan vaak wordt gedacht. “Jongeren bestaan eigenlijk niet als doelgroep,” zegt Joris. “Een student heeft totaal andere wensen dan een starter of young professional.”

Die verschillen zijn groot:

• studenten zoeken flexibiliteit

• starters zoeken zekerheid

• young professionals zoeken ontwikkeling

“Wij deden alles vanuit één contractvorm en één marketingstrategie. Maar dat werkte simpelweg niet voor alle doelgroepen.”

3. Niet elke doelgroep vraagt om hetzelfde model

JAM trok nog een belangrijke conclusie: één bemiddelingsmodel werkt niet voor iedereen. “Er is een groep kandidaten die begeleiding wil,” zegt Joris. “Die wil een gesprek met een intercedent en toegang tot een netwerk.” Maar er is ook een groeiende groep die iets anders verwacht. “Een groot deel van de doelgroep wil direct contact met de werkgever. Die wil de uitzender eigenlijk overslaan.”

Daarom ontwikkelde JAM naast het traditionele bureau ook een digitaal platform: Morrow.

Volgens Sepp kan zo’n nieuw initiatief ook strategisch waardevol zijn. “Zo’n platform is vaak ook een proefballon voor je organisatie. Je leert ervan en kunt die inzichten later weer toepassen op je bestaande bureau.”

4. Vergeet je eigen medewerkers niet bij digitalisering

Veel digitaliseringsprojecten richten zich op de kandidaatervaring. Maar volgens de sprekers wordt één groep vaak vergeten: de eigen medewerkers. “Recruiters en intercedenten zijn ook een doelgroep,” zegt Sepp. “Die moeten straks met die systemen werken.” Toch worden tools vaak top-down gekozen. “Dan beslist een directeur of IT-afdeling welke tooling er komt. Maar de mensen op de werkvloer zijn er nooit naar gevraagd.”

Bij JAM begon het traject daarom met interviews binnen de organisatie. “We zijn letterlijk met consulenten gaan praten,” vertelt Sepp. “Wat werkt goed? Waar verliezen jullie tijd? Wat vinden jullie frustrerend?” Volgens hem wordt die stap verrassend vaak overgeslagen.

5. Technologie moet je flexibiliteit vergroten, niet beperken

Veel bureaus worstelen met de vraag: kies je voor één totaaloplossing of voor meerdere gespecialiseerde tools (best-of-breed)? Volgens Wim Davidse is dat geen puur technische keuze. “Dat is ook een cultuurvraag. Wil je één leverancier die alles regelt, of wil je zelf regie houden en met verschillende partners werken?”

JAM koos uiteindelijk voor een best-of-breed aanpak. “Wij kwamen van een zelfgebouwd ATS waar we ooit heel trots op waren,” vertelt Joris. “Maar we konden gewoon niet meer mee met het tempo van de markt.” Tegelijk voelde een totaaloplossing niet goed. “Het idee dat we alles moesten overdragen aan één leverancier voelde te eng. Met best-of-breed kunnen we zelf bepalen waar we ons willen onderscheiden.”

De belangrijkste les: technologie is nooit het startpunt

Volgens de sprekers zullen AI en automatisering de flexmarkt de komende jaren verder veranderen. De manier waarop kandidaten werk zoeken zal steeds digitaler worden. Maar ook in die toekomst blijft één principe overeind. “Technologie moet voor jouw organisatie werken,” zegt Sepp. “Niet andersom.” Of zoals Joris het samenvat: “Begin niet bij tooling. Begin bij strategie. Het klinkt als een open deur, maar wij hebben die fout zelf vaak genoeg gemaakt.”