Digitaliseren in het mkb: 5 stappen voor snel resultaat

Hoe zinvol zijn meerjarige IT-trajecten als je niet eens weet of jouw bedrijf over een jaar nog bestaat? Je moet nú wendbaar zijn, nú kosten besparen en nú je continuïteit bewaken. Begin daarom bij jouw primaire processen. Door hier de inefficiëntie weg te nemen, pak je binnen enkele maanden al snelheid.

Vaak worden bestaande bedrijfsprocessen door de jaren heen complexer. Daardoor gaan er onnodig hoge kosten in om en nemen ze meer tijd in beslag dan gewenst. Kortom, je laat kansen liggen voor meer snelheid, meer groei en meer inzicht. Maar hoe maak je jouw primaire processen efficiënter? Deze 5 stappen helpen je op weg.

Tips voor procesoptimalisatie

1. Formuleer je stip op de horizon

Als je snel waarde wil toevoegen aan jouw processen, moet je in kleine stappen digitaliseren. Maar hoe maak je het klein? Waar begin je dan? Nou, bij het einde. Je formuleert eerst de stip op de horizon. Wat wil je uiteindelijk bereiken met digitaliseren? Producten op een nieuwe manier aanbieden? Compleet nieuwe diensten ontwikkelen? Een sterkere relatie opbouwen met klanten? Pas als je weet waar je naartoe wil, kun je daar in kleine stappen gericht naartoe werken.

2. Benoem jouw primaire (bedrijfskritische) processen

De stip op de horizon is geformuleerd. Iedereen binnen jouw team kan zich hierin vinden. Dan zou je nu heel open kunnen gaan brainstormen over het ontwikkelen van gloednieuwe diensten of het introduceren van een groot IT-systeem om die stip op de horizon dichterbij te brengen. Maar dat gaan we bewust niet doen. In plaats daarvan duiken we jouw bestaande processen in. Welke processen dragen bij aan jouw belofte aan klanten? Welke mogen absoluut niet stilvallen? Zet deze primaire processen op een rij.

3. Selecteer het proces waar je eerst mee aan de slag gaat

Om digitaliseren klein te houden, moet je keuzes maken. Dus beginnen we met het digitaliseren van één bestaand proces. Bij voorkeur het proces waar je het snelst de meeste winst behaalt. Maar welk proces is dat? Pak je lijst van stap 2 erbij en stel jezelf de volgende vragen:

  • Welk(e) proces(sen) zorgen voor ontevreden klanten?
  • Welk(e) proces(sen) brengen hoge kosten met zich mee?
  • Welk(e) proces(sen) vereisen veel handmatig ingrijpen?
  • Welk(e) proces(sen) kennen onnodige stappen?
  • In welk(e) proces(sen) worden veel menselijke beslissingen (en fouten) gemaakt?
  • Welk(e) proces(sen) zouden jullie het liefst automatiseren?
  • Bij welk(e) proces(sen) ontbreekt het aan realtime inzicht in wat er gebeurt?
  • Welk(e) proces(sen) moeten soms onverwacht gestopt worden, omdat er meer informatie nodig is?

Deze vragen helpen je om tot een prioritering te komen. Het proces wat momenteel het minst efficiënt verloopt (en wat idealiter ook bijdraagt aan het overkoepelende doel) is eerst aan de beurt om te gaan optimaliseren.

4. Organiseer een procesoptimalisatie-sessie

Nu ga je het nóg kleiner maken. Samen met je collega’s. Je organiseert een procesoptimalisatie-sessie, waarbij je met een team dieper het proces in duikt dat bij de vorige stap als ‘winnaar’ uit de bus is gekomen. Dat proces delen jullie op in schakels. Bij welke schakel liggen de grootste digitaliseringskansen? Waar behaal je de meeste winst? De sessie maakt het duidelijk en werkt alvast naar een oplossing toe. Download de Procesoptimalisatie Kickstart Kit voor een stappenplan en handig werkdocument om deze sessie zelf te organiseren.

5. Tijd voor oplossingen!

De procesoptimalisatie-sessie geeft je inzicht in welke schakel(s) binnen het gekozen proces je als eerste gaat aanpakken, en welke schakels je kunt combineren of elimineren. Nu is het tijd in oplossingen te denken! Welke kansen voor digitaliseren maken jouw proces efficiënter? Je komt niet zomaar tot zo’n oplossingsrichting. Stel jezelf altijd de vraag of de bedachte oplossing daadwerkelijk iets oplost, of dat het slechts een vervanging is van de bestaande situatie. Zorgt het voor minder werk? Voor minder fouten? Meer relevante inzichten? Ook hier helpt het om met je team samen te brainstormen.

Besteed procesoptimalisatie-sessie uit

Geen tijd of zin om deze sessie zelf te organiseren? No worries! Huur iemand in dat jouw team stap voor stap hierin meeneemt, zodat jullie alleen maar met de inhoud bezig hoeven te zijn. Koen Emmers, digitaal strateeg bij Freshheads en bedenker van de Procesoptimalisatie Kickstart Kit, helpt je bijvoorbeeld graag! Mail Koen

Tip!

Wat je natuurlijk niet wilt, is een digitaal systeem waar medewerkers en klanten ‘zich maar naar moeten schikken’. Zij zijn juist degenen die er enthousiast over moeten zijn, zodat handmatige workarounds voor hen ondenkbaar worden. Dat bereik je alleen door met gebruikers in gesprek te gaan. Waar lopen zij op vast? Waar hebben ze behoefte aan? Ervaren zij het probleem dat jij schetst wel echt als probleem? Door te vragen, verzamel jij waardevolle info voor oplossingsrichtingen.

5 supertips voor processen digitaliseren
Van handmatig proces tot supersnel digitaal
Met digitaliseren maakt Becx Verhuur de weg vrij voor groei
2021: hoe haal jij dit jaar voordeel uit verandering en onzekerheid?

Procesoptimalisatie-sessie geheel verzorgd afnemen?
Mail of bel Stephan voor meer info.