De Hogeschool Utrecht (HU) gaat verhuizen. Meerdere locaties worden samengevoegd op één centrale vestiging op De Uithof. Oude gebouwen worden gerenoveerd en er komen nieuwe gebouwen bij. De HU heeft daarbij de mening van haar studenten en medewerkers nodig wat betreft het plaatsen van studiefaciliteiten op de hernieuwde campus. Om dit te bewerkstelligen heeft men de hulp van Freshheads ingeschakeld. Wij zijn gaan nadenken over het concept met hoofd ontwerp Roel, interactieontwerper Igor en copywriter E10. Na verscheidene brainstormsessies is het definitieve idee uitgewerkt. Wij hebben gezorgd voor een interactief platform waarop studenten en medewerkers hun ideeën kwijt kunnen, kunnen meedenken, reageren, stemmen en discussiëren. Wij bieden HU een medium waarmee zij ideeën over de nieuwe locatie kan inwinnen bij haar doelgroep.

Plan de campagne
De campagne bestond uit twee delen. Freshheads ontwierp en ontwikkelde allereerst een beknopte website waarop de studenten werden geïnformeerd over de verhuisplannen van de HU. Deze site diende puur en alleen ter informatie en het creëren van awareness. De verhuisplannen van de HU werden er uitgebreid toegelicht. We zorgden voor grafisch materiaal waaronder posters. We hebben geadviseerd om webcams op te hangen bij de locaties zodat de studenten alvast aan elkaar konden wennen. Via projectieschermen in de scholen, werden deze beelden getoond. Het aspect van ‘work in progress’ lieten we duidelijk terugkomen in het design van de site en op de locaties van de webcams (geel/zwarte stickers op de grond).

Daarna volgde het tweede deel van de campagne. Op de site werden een aantal stellingen gezet waarop de doelgroep kon reageren. Tevens konden studenten en medewerkers ook hún input plaatsen. Elke dag komen er meer stellingen online, waarbij men kan aangeven of hij/zij het er wel of niet mee eens is. Hierbij is het ook mogelijk om een uitgebreide reactie op de stelling te geven. Een aantal ideeën zal uiteindelijk ook daadwerkelijk gerealiseerd worden door HU. Studenten en medewerkers kunnen dus mede bepalen hoe hun nieuwe werkplek eruit komt te zien!

Fase 3: Testen en Livegang

Als fase 2 afgerond is wordt het tijd om de nieuwe site/applicatie te gaan testen met de opdrachtgever. Zodra alles akkoord is stelt de projectmanager in veel gevallen een ‘Go Live’ plan op waarin gedetailleerd staat beschreven wie wat op welk tijdstip moet doen. De afronding van een project is een feestelijke aangelegenheid. Hebben we een project opgeleverd, dan is het bij ons op vrijdagmiddag champagnetijd. Daarna is het belangrijk om even kritisch terug te kijken naar het functioneren van het team en het opgeleverde werk in een interne evaluatie. Ook regelt de projectmanager een evaluatie met de opdrachtgever: hoe hebben zij de samenwerking ervaren, zijn de doelstellingen bereikt, is de kwaliteit naar wens? Alles wat we hiervan leren proberen we te verbeteren in toekomstige projecten.

Freshheads
Bij Freshheads werken we met drie projectmanagers, de achtergronden van deze medewerkers verschillen enorm. De ene is vrij technisch onderlegd, de andere juist weer niet. Iedereen managet de projecten met zijn eigen personal touch. Vooraf kijken we naar inhoud van een project. Bij wie sluit dit project het beste aan? Daarnaast wordt er gekeken wie op dat moment tijd heeft om ergens aan te werken.

Iedere vrijdag bereiden we komende week voor qua werkzaamheden, hebben we genoeg werk? Is de input al binnen? Kan collega X die 8 uur op woensdag wel maken? Zijn er spoedzaken die voorrang moeten krijgen? Dit doen we samen met het Hoofd Techniek en het Hoofd Design. Dit gaat er niet altijd even vriendelijk aan toe, iedere projectmanager vecht voor zijn eigen project. Aan het eind van iedere maand bekijken we ook de komende maand. Aangezien we zoveel mogelijk in blokken proberen te plannen, wordt er dan soms nog flink geschoven.

De functie van projectmanager is erg afwisselend. Je ziet veel verschillende bedrijven, je werkt met veel personen samen die verschillende functies bekleden en je werkt op veel verschillende soorten projecten. Je moet snel kunnen schakelen, wat heeft prioriteit? Zeker in de online branche, er verandert zoveel en daardoor ook binnen jouw projecten: vandaag werkt iets wel, morgen niet meer, dan is het zaak om het zo snel mogelijk op te lossen. Kortom: je moet tegen een stootje kunnen, want het zijn natuurlijk niet altijd positieve gesprekken. Veel regelen, HEEL VEEL regelen, communicatie en ook administratie (uren, facturatie) en het aansturen van een stel computer nerds en creabea designers . Al met al binnen de Freshheads muren een zeer leuke dynamische en afwisselende functie.